Cuando un médico emprende y comienza a hacer crecer su práctica privada, uno de los primeros pasos clave es contratar recepcionista o asistente. Esta persona se convierte en el pilar fundamental para organizar la agenda, maximizar las horas de consulta y garantizar una atención de calidad a los pacientes.
Sin embargo, en mi experiencia trabajando con médicos emprendedores, he identificado un error común que puede generar frustración, desorganización y hasta la pérdida de tiempo y recursos. ¿De qué se trata? De contratar a una persona sin una Descripción de Puesto clara y detallada.
En este artículo, te explicaré por qué este documento es esencial, cómo crearlo y cómo puede transformar la dinámica de tu consultorio.
El problema: Contratar sin una Descripción de Puesto
Muchos médicos cometen el error de contratar a una recepcionista sin definir claramente sus responsabilidades y expectativas. Esto lleva a situaciones como:
Quejas frecuentes: "Se le pasan estos detalles", "No hace tal actividad", "Debería hacer esto con los pacientes y no lo hace".
Supuestos malentendidos: Muchas tareas quedan en el aire, lo que genera frustración tanto para el médico como para la recepcionista.
Desmotivación y rotación: La falta de claridad puede hacer que la recepcionista se sienta abrumada o desmotivada, lo que a menudo resulta en renuncias.
El problema no es la persona contratada, sino la falta de un marco de referencia claro que guíe su trabajo.
La solución: Crear una Descripción de Puesto efectiva
Una Descripción de Puesto es una herramienta poderosa que brinda claridad tanto al médico como a la recepcionista. Este documento debe incluir:
Actividades y responsabilidades:
¿Qué tareas específicas debe realizar la recepcionista? (Ej: gestionar la agenda, atender llamadas, recibir pacientes, manejar pagos, etc.).
¿Cuáles son los estándares de calidad esperados?
Objetivos y métricas claras:
¿Qué resultados se esperan de su trabajo? (Ej: mantener la agenda al 80% de capacidad, responder llamadas en menos de 3 rings, etc.).
¿Cómo se medirá su desempeño?
Interacciones internas y externas:
¿Qué debe hacer la recepcionista con los proveedores externos? (Ej: coordinar entregas, gestionar pagos).
¿Cómo debe interactuar con otros colaboradores internos? (Ej: coordinación con el equipo de enfermería o administrativo).
Al tener todo esto por escrito, se evitan malentendidos y se establece una base sólida para el éxito.
Beneficios de una Descripción de Puesto bien elaborada
Crear una Descripción de Puesto no solo resuelve problemas inmediatos, sino que también ofrece beneficios a largo plazo:
Claridad y enfoque: La recepcionista sabe exactamente qué se espera de ella, lo que reduce el estrés y aumenta su productividad.
Estandarización del proceso: Si la recepcionista renuncia, el médico cuenta con un documento que facilita la capacitación de un reemplazo de manera rápida y ordenada.
Mejora continua: Al tener métricas claras, es más fácil identificar áreas de mejora y reconocer el buen desempeño.
Invertir una hora en crear este documento puede ahorrarte horas de frustración y problemas en el futuro.
Conclusión: La importancia de empezar con el pie derecho
Contratar a una recepcionista o asistente es un paso crucial en el crecimiento de tu consultorio, pero debe hacerse de manera estratégica. Una Descripción de Puesto clara y detallada no solo evita errores comunes, sino que también establece las bases para una relación laboral productiva y armoniosa.
Así que, antes de contratar a tu próxima recepcionista, tómate el tiempo para definir sus responsabilidades, objetivos y métricas. Este pequeño esfuerzo marcará una gran diferencia en la eficiencia y éxito de tu práctica médica.
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